Perencanaan adalah proses mendefinisikan tujuan organisasi, membuat strategi untuk mencapai tujuan itu, dan mengembangkan rencana aktivitas kerja organisasi. Perencanaan merupakan proses terpenting dari semua fungsi manajemen karena tanpa perencanaan fungsi – fungsi lain pengorganisasian, pengarahan, dan pengontrolan tak akan dapat berjalan.
Rencana dapat berupa rencana informal atau rencana formal. Rencana informal adalah rencana yang tidak tertulis dan bukan merupakan tujuan bersama anggota suatu organisasi. Sedangkan rencana formal adalah rencana tertulis yang harus dilaksanakan suatu organisasi dalam jangka waktu tertentu. Rencana formal merupakan rencana bersama anggota korporasi, artinya, setiap anggota harus mengetahui dan menjalankan rencana itu. Rencana formal dibuat untuk mengurangi ambiguitas dan menciptakan kesepahaman tentang apa yang harus dilakukan
Ada empat tujuan perencanaan yaitu :
1) Tujuan pertama adalah untuk memberikan pengarahan baik untuk manajer maupun karyawan nonmanajerial. Dengan rencana, karyawan dapat mengetahui apa yang harus mereka capai, dengan siapa mereka harus bekerja sama, dan apa yang harus dilakukan untuk mencapai tujuan organisasi. Tanpa rencana, departemen dan individual mungkin akan bekerja sendiri-sendiri secara serampangan, sehingga kerja organisasi kurang efesien.
2) Tujuan kedua adalah untuk mengurangi ketidakpastian. Ketika seorang manajer membuat rencana, ia dipaksa untuk melihat jauh ke depan, meramalkan perubahan, memperkirakan efek dari perubahan tersebut, dan menyusun rencana untuk menghadapinya.
3) Tujuan ketiga adalah untuk meminimalisir pemborosan. Dengan kerja yang terarah dan terencana, karyawan dapat bekerja lebih efesien dan mengurangi pemborosan. Selain itu, dengan rencana, seorang manajer juga dapat mengidentifikasi dan menghapus hal-hal yang dapat menimbulkan inefesiensi dalam perusahaan.
4) Tujuan yang terakhir adalah untuk menetapkan tujuan dan standar yang digunakan dalam fungsi selanjutnya, yaitu proses pengontrolan dan pengevalusasian. Proses pengevaluasian atau evaluating adalah proses membandingkan rencana dengan kenyataan yang ada. Tanpa adanya rencana, manajer tidak akan dapat menilai kinerja perusahaan.
Selain keempat hal tersebut, sebagian besar studi menunjukan adanya hubungan antara perencanaan dengan kinerja perusahaan
Perencanaan terdiri dari dua elemen penting, yaitu sasaran (goals) dan rencana itu sendiri (plan).
1) Sasaran
Sasaran adalah hal yang ingin dicapai oleh individu, grup, atau seluruh organisasi. Sasaran sering pula disebut tujuan. Sasaran memandu manajemen membuat keputusan dan membuat kriteria untuk mengukur suatu pekerjaan.
Sasaran dapat dibagi menjadi dua kelompok, yaitu sasaran yang dinyatakan (stated goals) dan sasaran riil. Stated goals adalah sasaran yang dinyatakan organisasi kepada masyarakat luas. Sasaran seperti ini dapat dilihat di piagam perusahaan, laporan tahunan, pengumuman humas, atau pernyataan publik yang dibuat oleh manajemen. Seringkali stated goals ini bertentangan dengan kenyataan yang ada dan dibuat hanya untuk memenuhi tuntutan stakeholder perusahaan. Sedangkan sasaran riil adalah sasaran yang benar-benar dinginkan oleh perusahaan. Sasaran riil hanya dapat diketahui dari tindakan-tindakan organisasi beserta anggotanya.
Ada dua pendekatan utama yang dapat digunakan organisasi untuk mencapai sasarannya. Pendekatan pertama disebut pendekatan tradisional. Pada pendekatan ini, manajer puncak memberikan sasaran-sasaran umum, yang kemudian diturunkan oleh bawahannya menjadi sub-tujuan (subgoals) yang lebih terperinci. Bawahannya itu kemudian menurunkannya lagi kepada anak buahnya, dan terus hingga mencapai tingkat paling bawah. Pendekatan ini mengasumsikan bahwa manajer puncak adalah orang yang tahu segalanya karena mereka telah melihat gambaran besar perusahaan. Kesulitan utama terjadi pada proses penerjemahan sasaran atasan oleh bawahan. Seringkali, atasan memberikan sasaran yang cakupannya terlalu luas seperti "tingkatkan kinerja," "naikkan profit," atau "kembangkan perusahaan," sehingga bawahan kesulitan menerjemahkan sasaran ini dan akhirnya salah mengintepretasi maksud sasaran itu (lihat gambar).
Pendekatan kedua disebut dengan management by objective atau MBO. Pada pendekatan ini, sasaran dan tujuan organisasi tidak ditentukan oleh manajer puncak saja, tetapi juga oleh karyawan. Manajer dan karyawan bersama-sama membuat sasaran-sasaran yang ingin mereka capai. Dengan begini, karyawan akan merasa dihargai sehingga produktivitas mereka akan meningkat. Namun ada beberapa kelemahan dalam pendekatan MBO. Pertama, negosiasi dan pembuatan keputusan dalam pendekatan MBO membutuhkan banyak waktu, sehingga kurang cocok bila diterapkan pada lingkungan bisnis yang sangat dinamis. Kedua, adanya kecenderungan karyawan untuk bekerja memenuhi sasarannya tanpa mempedulikan rekan sekerjanya, sehingga kerjasama tim berkurang. Ada juga yang bilang MBO hanyalan sekedar formalitas belaka, pada akhirnya yang menentukan sasaran hanyalah manajemen puncak sendiri.
Rencana atau plan adalah dokumen yang digunakan sebagai skema untuk mencapai tujuan. Rencana biasanya mencakup alokasi sumber daya, jadwa, dan tindakan-tindakan penting lainnya. Rencana dibagi berdasarkan cakupan, jangka waktu, kekhususan, dan frekuensi penggunaannya. Berdasarkan cakupannya, rencana dapat dibagi menjadi rencana strategis dan rencana operasional. Rencana strategis adalah rencana umum yang berlaku di seluruh lapisan organisasi sedangkan rencana operasional adalah rencana yang mengatur kegiatan sehari-hari anggota organisasi.
Berdasarkan jangka waktunya, rencana dapat dibagi menjadi rencana jangka panjang dan rencana jangka pendek. Rencana jangka panjang umumnya didefinisikan sebagai rencana dengan jangka waktu tiga tahun, rencana jangka pendek adalah rencana yang memiliki jangka waktu satu tahun. Sementara rencana yang berada di antara keduanya dikatakan memiliki intermediate time frame.
Menurut kekhususannya, rencana dibagi menjadi rencana direksional dan rencana spesifik. Rencana direksional adalah rencana yang hanya memberikan guidelines secara umum, tidak mendetail. Misalnya seorang manajer menyuruh karyawannya untuk "meningkatkan profit 15%." Manajer tidak memberi tahu apa yang harus dilakukan untuk mencapai 15% itu. Rencana seperti ini sangat fleksibel, namun tingkat ambiguitasnya tinggi. Sedangkan rencana spesifik adalah rencana yang secara detail menentukan cara-cara yang harus dilakukan untuk mencapai tujuan. Selain menyuruh karyawan untuk "meningkatkan profit 15%," ia juga memberikan perintah mendetail, misalnya dengan memperluas pasar, mengurangi biaya, dan lain-lain.
2.2. Pengorganisasian
Pengorganisasian adalah tindakan untuk menata kembali bagian – bagian mengikuti satu atau beberapa peraturan. Sesuatu biasanya dikatakan terorganisir ketika segala sesuatu memiliki pengaturan yang tepat tentang penempatannya. Ada juga yang menyebutkan bahwa bisa dikatakan benar - benar terorganisir bila setiap bagian membutuhkan waktu yang sama untuk menemukannya. Dalam konteks pengertian ini, pengorganisasian didefinisikan sebagai penempatan objek berbeda dalam suatu pengaturan logis untuk pencarian termudah.
Organisasi sendiri diartikan sebagai kelompok orang – orang yang mengorganisir beberapa hal khusus seperti masalah politik, keuangan dan lain – lain. Jadi meskipun pengorganisasian bisa dilihat dalam sebuah definisi sederhana, namun bisa juga diartikan sebagai pengorganisasian informasi dunia.
Pengorganisasian adalah kumpulan dari pandangan yang dalam suatu manajemen dilakukan setelah perencanaan. Di dalamnya termasuk bentuk kesepakatan, pengelompokan tugas kedalam suatu bagian, dan kesepakatan tentang otoritas dan alokasi sumber daya di dalam suatu organisasi.
2.3. Perencanaan Dan Pengorganisasian Pelayanan Kesehatan
Institusi pelayanan kesehatan adalah suatu organisasi yang mempunyai tujuan menghasilkan suatu jenis produk yang berbentuk layanan kesehatan. Produk layanan ini ditujukan kepada pelanggan yang mempunyai karakteristik sangat majemuk. Untuk itu institusi pelayanan kesehatan memerlukan suatu manajemen yang cukup kompleks agar produk jasa layanan kesehatan yang dihasilkan sesuai dengan harapan pelanggan, memuaskan pelanggan dan pada akhirnya juga mencapai semua yang menjadi tujaun awal dari pendirian institusi tersebut.
Perencanaan dan pengorganisasian adalah 2 (dua) langkah penting dalam manajemen, termasuk dalam manajemen pelayanan kesehatan. Pihak manajemen pelayanan kesehatan harus merencanakan berbagai input (masukan) untuk proses pemberian layanan yang baik. Semua input yang ada merupakan sumberdaya utama pelaksanaan proses yang terdiri dari Hardware (perangkat keras) dan Software (perangkat lunak). Perangkat keras yang dimaksud adalah semua material yang dipakai selama proses pemberian layanan baik alat, bangunan atau juga bahan habis pakai. Perangkat lunak dalam suatu institusi pelayanan kesehatan adalah beberapa kesepakatan, aturan, prosedur pelayanan standar (SOP = standard operating procedure) dan lain sebagainya yang menjadi acuan pelaksanaan proses layanan.
Setelah semua sumberdaya direncanakan, institusi pelayanan kesehatan harus mulai memenuhi semua kebutuhan tersebut dan mengatur penempatan dan penggunaannya dengan baik. Inilah yang dimaksud dengan pengorganisasian dalam institusi pelayanan kesehatan. Termasuk di dalamnya adalah pengaturan personel pelaksana dan penanggung jawab pada setiap bagian / unit.
No comments:
Post a Comment